Drei Arten von Buchungssystemen in der Touristik
Unter „Buchungssystem“ verstehen Reisebüros und Veranstalter unterschiedliche Dinge. Drei Formen kommen in unseren Projekten vor:
- Die Buchungsstrecke im Reiseportal. Der Kunde sucht, vergleicht und bucht selbst, gestützt auf die Buchungsmaschine eines Anbieters wie Amadeus Leisure, eingebunden in die eigene Website.
- Werkzeuge für Reiseberater. Angebote erstellen, Termine vergeben, Wünsche erfassen: Anwendungen, die im Reisebüro benutzt werden und den Beratungsprozess digital abbilden.
- Buchung von Zusatzleistungen. Termine, Kurse, Beratungsgespräche: alles, was einen Kalender braucht, aber kein Veranstaltersystem.
Alle drei haben gemeinsam, dass sie zu den Prozessen des Betriebs passen müssen. Genau dort scheitern Standardlösungen oft: nicht an der Buchung selbst, sondern an dem, was davor und danach im Reisebüro passiert.
Angebotstool: EasyOffer für DER Touristik
Ein Reiseangebot entsteht aus vielen Bausteinen: Reisedaten, Flug, Hotel-Optionen, Ausflüge, Mietwagen. Für DER Touristik haben wir mit EasyOffer ein Werkzeug entwickelt, das Reiseberater von der Reisedatengrundlage bis zum fertigen Angebot durch genau diesen Prozess führt.
Der Kunde erhält einen Link und sieht das Angebot jederzeit im Browser, ohne Anhang und ohne Ausdruck. Über Kommunikationsfelder kann er Rückfragen stellen oder Wünsche äußern, der Berater passt das Angebot an. Vier Wirkungen standen im Vordergrund:
- schnelle Angebotserstellung, weil der Berater geführt wird statt zu suchen
- ein Angebot, das sich teilen lässt und überall abrufbar ist
- Kommunikation direkt am Angebot statt über verstreute E-Mails
- eine Darstellung, die Vorfreude weckt und die Buchungsquote erhöht
Die Fallstudie: EasyOffer für DER Touristik.
Terminbuchung: Click & Meet für Reisebüro-Teams
Beratungsgespräche brauchen Termine: vor Ort, telefonisch, per Video, mit unterschiedlicher Dauer und je nach Reisebüro anderen Regeln. Für DER Touristik haben wir mit Click & Meet ein Terminbuchungstool entwickelt, mit dem Reisebüro-Teams ihre Kundengespräche über eine Vielzahl von Terminarten hinweg planen.
Die Konzeption begann mit Workshops mit den Mitarbeitenden: Welcher Bedarf besteht, damit eine Terminverwaltung im Alltag wirklich benutzt wird? Danach folgte die Auswahl der Technik mit Blick auf Erweiterbarkeit und Zukunftssicherheit. Ein eigener Algorithmus speichert die große Zahl an Terminen zwischen, damit die Buchungsmaske beim Kunden ohne Wartezeit erscheint.
Im Backend sehen Mitarbeitende die Verfügbarkeiten ihrer Kolleginnen und Kollegen über Filter im Kopfbereich; die Seitenleiste führt zu den Reitern, die für Organisation und Verwaltung gebraucht werden. Entstanden während der Pandemie, ist das Tool bis heute im Einsatz. Die Fallstudie: Click & Meet.
Buchungsstrecke im Reiseportal
Für dertour-reisebuero.de haben wir die Buchungsstrecke in die bestehende Website integriert: eine eigene Suchmaske mit Filtern nach Reiseziel, Reisedatum, Budget und Reisetyp, Angebotsdaten über die Amadeus Leisure API und die Buchungsabwicklung über den IBE Web Service. Wie eine solche Anbindung im Einzelnen abläuft, beschreibt die Leistungsseite Touristische Schnittstellen anbinden; das Portal als Ganzes die Seite Reiseportale.
Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Für viele Reisebüros ist die Buchungsmaschine des Anbieters zusammen mit einer Reisebüro-Software die richtige Wahl: Die Prozesse sind Standard, die Zahl der Nutzer überschaubar, der Betrieb liegt beim Hersteller. Individualentwicklung lohnt sich, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:
- Der Prozess ist eigen, etwa die Angebotserstellung einer Kette mit über 400 Reisebüros und 1.400 Beratern, die überall gleich laufen soll.
- Das Werkzeug muss an bestehende Systeme andocken: an einen Content Hub, an Amadeus, an ein Kundensystem.
- Die Marke soll sichtbar bleiben: im Angebot, in der Terminbestätigung, auf der Buchungsseite.
- Die Daten sollen im eigenen Haus bleiben und für weitere Anwendungen nutzbar sein.
- Das Werkzeug soll wachsen dürfen, ohne dass ein Hersteller den Takt vorgibt.
Meist ist die Antwort eine Kombination: die geprüfte Buchungsstrecke des Anbieters für die eigentliche Buchung, individuell entwickelte Werkzeuge für alles davor und danach. Was ein Buchungssystem kostet, hängt von Umfang, Schnittstellen und Betrieb ab. Eine belastbare Einschätzung setzt ein Gespräch über genau diese drei Punkte voraus.
So gehen wir vor
- Workshops mit den Mitarbeitenden, die das Werkzeug später benutzen. Der Bedarf wird dort ermittelt, nicht in der Geschäftsleitung allein.
- Konzeption von Abläufen, Datenmodell und Schnittstellen, dann die Auswahl der Technik mit Blick auf Erweiterbarkeit.
- Individualentwicklung in Etappen, damit früh etwas Benutzbares entsteht.
- Umsetzung und Rollout in die Reisebüros, bei Bedarf mit Suchmaschinenoptimierung für die kundenseitigen Teile.
Den vollständigen Weg von der Konzeption bis zum Rollout übernehmen wir, ohne Engpässe in der internen IT des Auftraggebers.
